RANGKAIAN SELEKSI DAN PENERIMAAN FUNGSIONARIS BPA KM UII 2022

Pada periode kepengurusan 2021, BPA KM UII melakukan kegiatan penerimaan anggota baru yang diawali dengan proses magang sebagai langkah awal memasuki regenerasi. Proses magang di BPA KM UII merupakan kesempatan bagi mahasiswa/i Universitas Islam Indonesia untuk mengembangkan skills yang dimiliki dengan cara mengintegrasikan pengetahuan dan kemampuan ke dalam dunia organisasi yang memiliki orientasi layaknya bekerja. Proses magang pada periode ini dilaksanakan selama 2 bulan  terhitung mulai dari bulan Oktober sampai dengan November. Program magang ini dibawahi langsung oleh divisi PSDM diwakili oleh manajer PSDM BPA KM UII Dea Fariha dan staf rekrutmen yang bertanggung jawab atas program magang 2022. Adapun alur proses penerimaan magang yakni dimulai dari open recruitment yang diluncurkan pada awal September, kemudian disusul tahap berikutnya adalah seleksi administrasi berupa curriculum vitae, essay, motivation letter, dan surat pakta integritas. Tahap selanjutnya adalah wawancara bagi seluruh calon peserta magang yang diadakan pada 18-19 September 2021. Untuk tahap wawancara dilakukan dengan tiga sesi, yakni sesi psikolog, sesi user (divisi terkait), dan terakhir sesi Presiden Direktur. Tahap wawancara dilakukan guna melihat seberapa besar komitmen calon peserta magang dalam bergabung menjadi bagian dari BPA KM UII. Tahap terakhir dari pra magang adalah pengumuman calon  peserta yang lolos magang pada tanggal 30 September 2021.  Pengumuman diinformasikan melalui akun email masing-masing peserta magang. Kegiatan setelah proses seleksi calon peserta magang berakhir adalah kegiatan pembuka yakni First Meeting Magang BPA KM UII 2022 yang dilaksanakan pada 3 oktober 2021. Pada kesempatan first meeting yang dilakukan melalui media zoom, yakni dengan menyatukan seluruh fungsionaris dan peserta magang dalam satu ruang untuk setidaknya dapat saling mengenal secara singkat. Kegiatan utama dalam first meeting kala itu adalah penyampaian informasi alur magang untuk 2 bulan kedepan dan penjelasan tentang kelembagaan atau materi tentang BPA KM UII yang disampaikan oleh Presiden Direktur 2021 Ghoufron Alveiro. 

Alur proses magang BPA KM UII 2022 diantaranya adalah matrikulasi, proyek divisi, proyek akhir, dan ujian tulis. Setelah dilaksanakannya kegiatan first meeting, selanjutnya adalah kegiatan matrikulasi yang merupakan proses pembekalan materi kepada peserta magang sebelum lebih jauh terjun langsung menjalankan proyek. Matrikulasi memiliki tujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan awal yang diperlukan calon fungsionaris untuk mampu mengikuti kegiatan magang dengan baik. Kegiatan matrikulasi ini dilakukan oleh semua divisi serta diikuti oleh semua manajer hingga staf di struktur organisasi BPA KM UII. Semua peserta magang diwajibkan untuk mengikuti proses matrikulasi. Kegiatan matrikulasi ini dilakukan dari 8 oktober hingga 31 oktober 2021. Bersamaan dengan kegiatan matrikulasi, dilakukan juga kegiatan proyek divisi yakni dengan mengarahkan peserta magang masing-masing divisi untuk mengerjakan proyek yang sudah ditentukan oleh setiap divisi yang bersangkutan. proyek divisi ini diberikan setelah mendapatkan bekal materi yang terkait, sehingga adanya proyek tersebut ditujukan sebagai upaya meningkatkan keterampilan dan pemahaman peserta magang terhadap materi dari program kerja divisi yang disampaikan. Kegiatan proyek divisi ini menuntut agar setiap peserta magang mampu berkolaborasi dengan rekan sesama magang maupun dengan fungsionaris sehingga mampu melaksanakan proyek dengan baik dan lancar. 

Setelah tahap proyek divisi terselesaikan, dilanjutkan pada akhir periode magang terhitung dari awal November, setiap peserta magang diberikan tantangan yang merupakan suatu hal wajib atau goals dari magang yakni semua peserta magang wajib mengerjakan big proyek atau proyek akhir dimana dalam big proyek ini setiap peserta magang dituntut untuk mampu menciptakan inovasi dengan diselaraskan pada tujuan proyek akhir periode 2022 yaitu inti utamanya adalah branding asset BPA KM UII. Adanya tahap proyek akhir adalah untuk melihat bagaimana peserta magang membangun hubungan kerjasama antar peserta magang dalam divisi yang berbeda, selain itu juga sebagai salah satu upaya untuk peserta magang dapat menyalurkan kreativitas yang dimiliki dengan memadukan berbagai macam ide tiap individu. Pada proyek akhir magang dilaksanakan dengan cara berkolaborasi bersama dengan setiap fungsionaris BPA KM UII dan outputnya memberikan dampak kepada khalayak umum. Singkatnya untuk hasil diskusi yang dilakukan oleh seluruh peserta magang, proyek akhir magang 2022 yakni dengan mengadakan kegiatan Talkshow yang bertemakan “Managing Assets and Building Investments In A Millenium Distruption Era“. Talkshow kali ini mengundang Ibu Yestias Maharani , M.Acc., Ak., CA., CFrA selaku narasumber dalam acara proyek akhir. Acara talkshow yang dibuat oleh peserta magang dihadiri oleh 200 lebih partisipan dari seluruh Indonesia. Untuk proyek akhir tersebut dapat dikatakan sukses dilihat dari respon positif beberapa partisipan. Sebab dalam inti pembahasannya yang mengangkat bahasan tentang investasi dan aset merupakan suatu bahasan yang relate untuk diperbincangkan dewasa ini. Apabila dikembalikan pada tujuan fungsionaris mewajibkan adanya proyek akhir bagi peserta magang yang telah disebutkan pada pembahasan diatas, maka peserta magang telah berhasil menjawab tantangan tersebut. Terakhir, pada akhir acara yang telah diselenggarakan. maka peserta magang wajib melaporkan pertanggungjawaban dari acara yang telah terlaksana pada tanggal 14 November saat itu. Laporan pertanggungjawaban adalah bukti kegiatan proses yang dilakukan oleh masing-masing peserta magang, laporan ini diserahkan kepada fungsionaris pada tanggal 17 November 2021. 

Tahap terakhir dari proses magang adalah tahap penutupan dan ujian tulis. Ujian tulis dilaksanakan pada tanggal 21 November 2021 yang merupakan prasyarat untuk lanjut menjadi fungsionaris BPA KM UII 2022. Tujuan diadakannya ujian tulis ini adalah untuk mengukur sejauh mana pemahaman peserta magang selama mengikuti proses matrikulasi yang nantinya akan diterapkan ketika sudah lanjut menjadi fungsionaris BPA KM UII. Tidak berhenti sampai disitu, setelah ujian tulis akan diumumkan siapa saja yang berhak lanjut untuk mengikuti seleksi fungsionaris. Setelahnya, calon fungsionaris akan melewati tahap wawancara terlebih dahulu yang dilaksanakan pada 28 November 2021. Wawancara ini dilakukan oleh staf, manajer hingga presdir BPA KM UII 2022 yang ikut andil dalam melakukan wawancara untuk melihat komitmen setiap calon fungsionaris BPA KM UII. Kemudian pada tanggal 2 Desember menjadi akhir dari perjalanan calon fungsionaris dalam mengikuti kegiatan magang di BPA KM UII, yakni dengan diberikannya hasil keputusan final untuk peserta yang dipercaya melanjutkan estafet kepengurusan fungsionaris BPA KM UII periode 2022. 

Selesainya rangkaian magang bukan berarti selesai pula jalinan silaturahmi seluruh anggota. Maka sehubungan dengan hal tersebut, BPA KM UII dalam rangka meningkatkan ukhuwah islamiyah serta dengan tujuan mengenalkan seluruh fungsionaris periode 2021 kepada fungsionaris periode 2022, melalui PSDM mengadakan silaturahmi BPA KM UII yang dikemas dalam balutan kegiatan family gathering. Family Gathering diadakan pada tanggal 11 hingga 12 Desember 2021 yang dilakukan secara hybrid yakni bertemu sapa melalui virtual zoom dan perekatan ikatan langsung yang dikumpulkan dalam gedung SCC UII. Pada pelaksanaan online wajib dihadiri oleh seluruh fungsionaris 2021 dan 2022 dengan mata acara yang ditujukan untuk saling mengenal dan bersenang-senang meskipun pada ruang gerak yang terbatas. Acara gathering online dilaksanakan pada pagi hari, sedangkan untuk gathering offline atau di tempat pelaksanaannya adalah sore hari. Untuk gathering yang dilakukan di SCC lebih khusus ditujukan bagi fungsionaris yang saat itu berada di Yogyakarta, maka hal tersebut menjadi salah satu ajang mengenal lebih nyata tiap-tiap individu. Namun tentunya tetap dengan mematuhi protokol kesehatan di gedung SCC UII. Baik online maupun offline tentu saja tidak kalah menyenangkannya karena antusias tiap fungsionaris yang membuat acara menjadi lebih hidup. Banyak kegiatan yang dilakukan oleh fungsionaris 2021 dan 2022 yakni mulai dari perkenalan sampai dengan bermain games untuk menguji kekompakan satu sama lain. Adanya silaturahmi ini diharapkan menjadi kegiatan yang berkelanjutan setiap tahun yang dilaksanakan oleh fungsionaris BPA KM UII dengan berbagai tujuan dan manfaat seperti meningkatkan interaksi dari fungsionaris BPA KM UII  bahkan mampu menjadi sarana untuk saling bertukar ide atau inovasi yang tidak lain untuk kemajuan dari BPA KM UII sendiri.